Checkliste Organisationsteam

Die Personen im Organisationsteam gehören zu den allerwichtigsten jedes Hochzeitsfestes. Sie organisieren viele praktische Angelegenheiten, damit das vermutlich sowieso bereits aufgeregte Brautpaar den Tag, einander und die Gäste möglichst geniessen kann, und sich nicht mit organisatorischem herumschlagen muss. Auf dieser Seite stellen wir euch wichtige Informationen zur Verfügung, die die Organisation eures Festes erleichtern. 

Das Organisationsteam - worauf muss ich achten?

Erfahrungsgemäss hat es sich bewährt, 3-5 Personen mit ins Boot zu holen. So verteilt sich die Verantwortung auf mehrere Schultern, so dass nicht jemand allein alles selber organisieren muss - und die Gruppe ist nicht zu gross, was die Terminsuche für Treffen kompliziet macht und das Risiko birgt, dass sich niemand zuständig fühlt. 

Häufig werden bei einer „klassischen“ Hochzeit die Aufgaben folgendermassen verteilt: 
⎕ Organisation der Kirche/Ziviltrauung
⎕ Apéro für alle Gäste 
⎕ Fest/Essen am Abend (oft im kleineren Rahmen) 
⎕ Allrounder/Kontaktperson

Der Gästebrief - wichtige Infos vorab

Häufig versendet das Organisationsteam einen Infobrief mit praktischen Informationen für die Gäste. Üblicherweise wird dieser nicht an das Brautpaar gesendet und auch geheim gehalten, da er Überraschungen für das Brautpaar beinhalten kann, wie beispielsweise:

Ein Gemeinschaftsgeschenk
Jeder einzelne Gast bringt seinen Teil zum Fest mit (z.B. ein gestaltetes Blatt mit Ausflugsideen / besondere, haltbare Lebensmittel in einem schönen Einmachglas / von jedem Gast eine Konservendose ohne Etikette etc.) und das gemeinsame Ganze wird dem Brautpaar an ihrem besonderen Tag überreicht. Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt - solange das Geschenk zum Brautpaar passt. :-)

Praktische Informationen
⎕ Anfahrt/Parkplätze
⎕ Wichtige Handynummern
⎕ evtl. Dresscode 

Programm
⎕ Frist, bis wann allfällige Beiträge/Spiele angemeldet werden müssen (evtl. unter Angabe der Maximaldauer)
⎕ wichtige Hinweise zu einzelnen Programmpunkten

Geschenke
⎕ Link zur Online-Wunschliste (falls vorhanden)
⎕ Wann können die Geschenke deponiert werden? Praktischerweise gleich direkt wenn die Gäste beim Standesamt, der Kirche oder dem ersten Ort der Festes ankommen, so können diese gleich vom Parkplatz mitgenommen werden und werden nicht verstreut über den ganzen Tag an verschiedenen Orten deponiert.
⎕ Wo werden die Geschenke deponiert? Wichtig ist, den Ort am Fest selber dann auch auffällig zu gestalten, damit er sofort leicht gefunden wird. Beispielsweise ein Tisch mit einem grossen Schild, oder ein auffälliges Fahrzeug wie zum Beispiel ein schöner VW-Bus aus vergangenen Zeiten…;-) 

Die Helfer - ohne sie läuft nichts

Damit das Organisationsteam an der Hochzeit nur noch den Überblick behalten und durch den Tag führen/moderieren muss - was an sich schon eine anspruchsvolle Aufgabe ist - und nicht selbst überall eingspannt ist, sollten wenn nötig für folgende Aufgaben Helfer angefragt werden:
⎕ Parkplatz-Einweiser
⎕ Barpersonal
⎕ Aufbauteam
⎕ Aufräumteam
⎕ Chauffeur für Geschenktransport*
⎕ Kinderhütedienst
⎕ Übersetzer bei mehrsprachigem Fest
⎕ Spalier-Steher
⎕ Betreuer von Ständen wie Snackbars, Getränketischen, Fotoecken*, Spielen, …
⎕ Leute welche die Wohnung dekorieren*  
⎕ Chauffeur für Transport des Brautpaares*   

* Diese Aufgaben kann das VW Bus Bern-Team kompetent und mit Freude für euch übernehmen.

Allgemeine Aufgaben während der Vorbereitung - eine Organisationshilfe

Jedes Fest ist einzigartig, und doch gibt es Punkte, welche jedes Organisationsteam einer Hochzeit beachten muss:

Allgemeines
⎕ Budget klären
⎕ Wichtige Punkte mit dem Brautpaar absprechen
⎕ Dekoration
⎕ Beiträge/Spiele sammeln
⎕ Ablauf festlegen
⎕ Hochzeitszeitung
⎕ Überraschungen für das Brautpaar/die Gäste planen
⎕ Begleiten der Braut zum Make-up/Coiffeur
⎕ einheitliche Kleiderfarbe der Brautführer?
⎕ Kontakt mit Sigrist in Kirche/Standesbeamter auf dem Standesamt
⎕ Ansprechspersonen
⎕ Bezahlung der Helfer, Servicekräfte, Musiker, Chauffeure… sicherstellen (Bei VW Bus Bern erfolgt die Bezahlung des Endbetrages übrigens erst nach dem Anlass per Rechnung)
⎕ Polterabend organisieren
 
Trauung

⎕ Begrüssung der Gäste, Infos  (Megafon / Sirene / Erkennungszeichen?)
⎕ Band
⎕ Liederblätter für die Trauzeremonie 
⎕ Ringe aufbewahren
⎕ Ringübergabe 

Apéro / Fest am Abend
⎕ Namensschilder für die Gäste
⎕ Menukarte 
⎕ Soundanlagen 
⎕ Beamer/Laptop
⎕ DJ
⎕ Braut entführen ja oder nein?
⎕ Open-End oder ein gemeinsamer Abschluss (Feuerwerk, Kerzen, Lied, Leuchtballone etc.)?

Packliste - was man dabeihaben sollte

 Diese Dinge sollten (wenn sie für den Tag eingeplant wurden) nicht vergessen gehen:

⎕ Ringe
⎕ Pass/ID falls Trauzeuge in Standesamt
⎕ Soundequipment & Beamer
⎕ Namenskärtchen 
⎕ Menukarten
⎕ Liederblätter
⎕ Megafon/Hupe
⎕ Zubehör für die Spiele
⎕ Kaugummi
⎕ Deo
⎕ Handy-Ladegerät
⎕ Akku-Pack
⎕ Nähsachen
⎕ Sicherheitsnadeln
⎕ Taschenmesser mit Schere

Der grosse Tag - was noch zu tun bleibt

⎕ Brautstrauss holen & der Braut bringen
⎕ Fahrzeug dekorieren
⎕ Route für Gäste z.B. mit Ballonen kennzeichnen
⎕ Tische & Stühle aufbauen
⎕ Zubehör für Spiele bereit machen
⎕ Menukarten verteilen
⎕ Liederblätter auf Kirchenbänken verteilen
⎕ Erste Reihe für Eltern, Pfarrer, Brautführer, Band & Fotografen reservieren
⎕ evtl. das Dekoteam bei der Dekoration unterstützen
⎕ Kontakt herstellen zwischen Pfarrer/Zeremoniemeister, Techniker, Moderator, Sigrist, Band, …
⎕ Stand beim Eingang bereitmachen um die Namenskärtchen der geladenen Gäste zu verteilen
⎕ Geschenktisch aufbauen und sichtbar anschreiben (oder im Voraus VW Bus Bern buchen ;-))

Diese Checkliste ist natülich nicht abschliessend und VW Bus Bern haftet nicht für die Folgen allfällig vergessener Punkte. Sie soll euch als Denkanstoss und Gedankenstütze dienen, damit die Planung möglichst gut und stressfrei gelingt.